Chef.fe de division affaires juridiques et greffier.ère adjoint.e

La forme masculine utilisée dans ce document désigne autant les femmes que les hommes.

Notre client

La Ville de Saint-Philippe est située dans la MRC de Roussillon, dans la région de la Montérégie. Sillonnée par la rivière Saint-Jacques et bordée par les autoroutes 15 et 30, elle offre à la fois les avantages de la vie en campagne et la proximité des grands centres. Son territoire de 62 kilomètres carrés, dont 93% se retrouvent en zone agricole, lui confère un caractère champêtre où l’urbanité côtoie la ruralité. Au cours des cinq dernières années, la ville a connu une des plus fortes croissances démographiques de la région et sa population devrait dépasser les 13 000 citoyens d’ici 2031.

Description du poste et responsabilités

Dans ce rôle, vous participez activement à la planification, à l’organisation et à la gestion du service. Vous assurez diverses tâches de préparation, de suivi et de vérification liées à plusieurs dossiers, notamment les séances du conseil municipal, les demandes d’accès à l’information, les avis publics et les règlements, la gestion du portefeuille d’assurances ainsi que celle des archives. Vous jouez un rôle-conseil auprès des différents services municipaux et vous coordonnez le travail du personnel sous votre responsabilité. Vous assumez vos fonctions conformément à la Loi sur les cités et villes et à la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités.

Sous la responsabilité du directeur du Service des affaires juridiques et greffier, le chef de division et greffier adjoint a les responsabilités suivantes :

• Supporter son supérieur immédiat dans la planification, l’organisation et la gestion de la direction et du contrôle de toutes les activités liées aux fonctions administratives et légales du service, le tout conformément aux dispositions de la Loi sur les cités et villes;
• Effectuer des recherches juridiques (lois, règlements, jurisprudence et doctrine) en vue d’émettre des opinions juridiques et des recommandations aux différents services de la Ville;
• Rédiger des contrats, ententes intermunicipales, protocoles d’ententes, politiques et autres documents juridiques requis aux activités du service;
• Agir à titre de responsable de la conservation et du classement des archives de la Ville. Coordonner la mise en place d’un système de gestion documentaire et l’intégration des meilleures pratiques;
• Superviser et coordonner le travail accompli par le technicien aux archives;
• Assister aux caucus et aux séances publiques du conseil municipal, collaborer à la préparation de l’ordre du jour, rédiger des projets de résolutions et voir à la transmission des convocations, des résolutions et des avis publics requis dans les délais;
• Coordonner le processus d’adoption ou de modification réglementaire ou des consultations publiques ainsi que de la tenue des registres concernant les règlements et en assurer le suivi (approbations, échéanciers, avis publics, transmissions, etc.);
• Assister aux assemblées publiques de consultation dans le cadre des modifications apportées à la réglementation d’urbanisme;
• Participer aux ouvertures de soumissions et soutenir son supérieur dans la préparation des documents d’appel d’offres et l’analyse de conformité;
• Traiter des réclamations et des litiges formulés à l’encontre de la Ville;
• Réviser ou développer des politiques, normes, procédés ou outils de gestion dans le but d’optimiser la réponse aux besoins de la clientèle desservie par le service et collaborer à leur actualisation;
• Assurer le traitement des demandes d’accès à l’information conformément à la loi;
• Collaborer à la gestion des contrats et des polices d’assurance de la Ville;
• Certifier des documents conformes et recevoir les affirmations solennelles;
• Exécuter toutes les tâches qui lui sont dévolues en vertu de la Loi sur les cités et villes et la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités;
• Remplacer le greffier en cas de besoin;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Formation requise

• Détenir un diplôme universitaire du 1er cycle (baccalauréat en droit).

Compétences recherchées

• Posséder la capacité de travailler sous pression et de respecter des échéanciers serrés;
• Être créatif, disponible, faire preuve de rigueur professionnelle, avoir un bon esprit de synthèse et un bon sens de l’organisation;
• Être autonome, avoir de l’initiative et être en mesure de travailler en équipe;
• Faire preuve de loyauté et d’intégrité;
• Posséder de l’entregent et le sens du service client;
• Avoir des aptitudes en rédaction juridique et réglementaire, ainsi que des aptitudes pour les communications orales et écrites.

Exigences de la fonction

• Être membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec;
• Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente (en milieu municipal, un atout);
• Avoir une bonne connaissance des lois régissant le domaine municipal;
• Maîtriser les outils informatiques usuels de la Suite Office.

Défis du poste

• Recadrer le plan de classification et gestion documentaire dans un objectif d’optimisation;
• Actualiser les procédures auprès des différents services de la ville afin de rendre plus conviviale et accessible en améliorant le taux de réponse;
• S’intégrer rapidement dans un contexte de cadence rapide et être disposés dans la gestion de plusieurs projets de front.

Compétences comportementales recherchées

• Adaptabilité
• Imputabilité
• Mobilisation d’équipe
• Orienté action et résultats
• Capacité à informer
• Courage managérial
• Analytique
• Organisé
• Discipliné

Processus d’entrevues proposé

1. Première entrevue avec la firme de service-conseil Glasford International Canada;
2. Deuxième entrevue avec la directrice du Service des affaires juridiques et greffier ainsi que la conseillère en ressources humaines;
3. Troisième entrevue avec le directeur général et la directrice du Service des affaires juridiques et greffier;
4. Évaluation psychométrique.